Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est entré en vigueur le 25 mai 2018, et a apporté de nombreuses nouveautés pour les professionnels. Les courtiers en assurance sont également concernés par ces changements et doivent se conformer à certaines obligations pour éviter des sanctions pouvant aller jusqu’à 4% de leur chiffre d’affaires. Dans cet article, nous allons aborder les principales obligations auxquelles sont soumis les courtiers en assurance dans le cadre du RGPD.
La désignation d’un DPO
Parmi les obligations du RGPD, la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) est l’une des plus importantes. Le DPO est un expert de la protection des données qui aura pour mission de garantir la conformité de votre entreprise aux nouvelles règles imposées par le RGPD. Il devra être consulté sur toutes les questions relatives à la protection des données et informer l’ensemble des employés sur les bonnes pratiques à adopter.
Quand faut-il nommer un DPO ?
Il n’est pas obligatoire pour tous les courtiers en assurance de désigner un DPO. En effet, cette obligation concerne essentiellement les organismes publics, ainsi que les entreprises qui traitent des données sensibles à grande échelle ou dont le traitement des données constitue l’activité principale. Cependant, même si vous n’êtes pas concerné par cette obligation, il est recommandé de désigner un DPO pour vous assurer une meilleure conformité au RGPD.
Le consentement des clients
Une autre obligation importante concerne le consentement des clients avant la collecte et le traitement de leurs données personnelles. Les courtiers en assurance doivent ainsi recueillir l’accord explicite des personnes pour traiter leurs informations. Ce consentement doit être clair, précis et librement donné : il ne peut s’agir d’une simple case cochée dans un formulaire.
Comment recueillir le consentement ?
Pour obtenir le consentement des clients, plusieurs méthodes peuvent être mises en place :
- Un formulaire de consentement distinct, signé par le client lors de son adhésion ou de sa demande de renseignements
- Une mention spécifique sur les documents contractuels, indiquant clairement à quoi serviront les données et comment elles seront utilisées
- Une procédure en ligne, permettant au client de donner son accord de façon explicite et transparente (par exemple, en cochant une case)
La limitation du traitement des données
Le RGPD impose aux entreprises de limiter le traitement des données personnelles au strict nécessaire pour réaliser les objectifs fixés. Les courtiers en assurance doivent donc veiller à ne collecter que les informations indispensables pour la gestion des contrats et des demandes de leurs clients, et éviter de recueillir des données inutiles ou excessives.
Quelles données peuvent être collectées ?
Les données collectées doivent être directement liées aux activités du courtier en assurance et à la gestion des contrats. Parmi ces informations, on peut citer :
- Les coordonnées du client (nom, prénom, adresse, téléphone, email)
- Les informations contractuelles (numéro de contrat, date de souscription, montant des cotisations)
- Les données relatives aux sinistres éventuels (nature, date, coût)
- Les documents justificatifs nécessaires pour l’étude du dossier (bulletins de salaire, avis d’imposition, etc.)
Le droit d’accès, de rectification et de suppression des données
Le RGPD offre aux personnes concernées plusieurs droits en matière de protection de leurs données personnelles. Les courtiers en assurance doivent donc être en mesure de répondre aux demandes suivantes :
- Droit d’accès : les clients ont le droit de savoir quelles données sont détenues par le courtier et dans quel but elles sont utilisées.
- Droit de rectification : si les clients constatent une erreur dans les données détenues par le courtier, ils peuvent exiger que celles-ci soient corrigées.
- Droit de suppression : les clients peuvent demander la suppression de leurs données si elles ne sont plus nécessaires au regard des objectifs fixés, ou si leur consentement est retiré.
Comment répondre aux demandes des clients ?
Il est essentiel de mettre en place des procédures internes permettant de gérer rapidement et efficacement les demandes des clients relatives à leurs données personnelles. Par exemple :
- Un formulaire de demande d’accès, de rectification ou de suppression des données, accessible en ligne ou sur simple demande auprès du courtier
- Une procédure interne pour vérifier l’identité de la personne effectuant la demande, avant de lui communiquer ou modifier les informations la concernant
- Un suivi rigoureux des demandes et des actions mises en œuvre pour y répondre, afin de prouver votre conformité en cas de contrôle
La sécurisation des données
Enfin, le RGPD impose aux entreprises de garantir la sécurité des données personnelles qu’elles traitent. Les courtiers en assurance doivent donc mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les informations de leurs clients contre les risques de vol, de perte ou d’accès non autorisé.
Quelles mesures adopter ?
Plusieurs solutions peuvent être envisagées pour assurer la sécurité des données, parmi lesquelles :
- L’utilisation de logiciels de cryptage pour protéger les données sensibles
- La mise en place de mots de passe complexes et régulièrement renouvelés pour accéder aux systèmes informatiques
- La formation des employés aux bonnes pratiques en matière de sécurité des données (ne pas ouvrir de pièces jointes suspectes, ne pas communiquer d’informations confidentielles par email, etc.)
- L’instauration de procédures de sauvegarde régulières et sécurisées des données
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